Te proporcionamos los puntos clave para gestionar fácilmente la planificación de turnos su tienda con Excel. Te explicamos los errores que debes evitar y las situaciones en las que el uso de Excel y Whatsapp puede presentar riesgos o complicaciones.
Si quieres evitar estos riesgos, utiliza una plataforma sencilla y especialmente diseñada para facilitar la vida de los retailers.
Para planificar los turnos de trabajo de una tienda, se puede utilizar Excel. Es gratis y muy fácil de usar. Puedes hacerlo como quieras, y podrás hacer todo tipo de comprobaciones, desde semanales hasta totales anuales. También puede utilizar sus propios códigos de colores para distinguir entre horas y ausencias. Deberá registrar en el mismo archivo el tiempo de trabajo real de los fichajes, o las entradas y salidas que le dé su sistema de fichaje. Para una tienda pequeña, o para alguien que gestiona 3 o 4 tiendas pequeñas, esta es la mejor solución. En primer lugar, porque es gratuito y, en segundo lugar, porque con pocos empleados, llevar el control y la actualización de los datos no debería ser demasiado complicado.
Sin embargo, la gestión con Excel puede complicarse rápidamente cuando se tiene más tiendas y más empleados. Tener que anotar en una hoja y luego en tu archivo Excel cada cambio se vuelve rápidamente tedioso. Luego, para comunicar los cambios a los empleados, tendrás que imprimir el mismo calendario cada vez, cambiarlo en el tablón de anuncios y luego comunicarlo de nuevo a tus colaboradores para asegurarte de que están bien informados de estos cambios. El uso de Whatsapp para comunicar los cambios puede abrumarnos rápidamente. Además, se vuelve complicado seguir las horas extraordinarias, es más fácil y más frecuente que se cuelen errores en las fórmulas de los diferentes cálculos y de los importes mensuales o anuales, y por otro lado es mucho más complicado controlar ciertas obligaciones legales y operativas: el control del tiempo de descanso diario, de las horas anuales y del banco de horas, la superposición de los horarios de trabajo entre varias tiendas, las horas extraordinarias máximas y las horas complementarias anuales, etc.
Otro inconveniente que se nota rápidamente es que no es una herramienta fácil de compartir, y menos aún con nuestros empleados que no tienen un ordenador de trabajo. Vas a usar Whatsapp, pero ten cuidado de no saturar a tus colaboradores.
En cualquier caso, al menos, esto te permite planificar los horarios de tus empleados de tienda como quieras.
Es entonces cuando utilizar una plataforma realmente diseñada para simplificar la planificación y la gestión de los horarios nos facilita la vida, libera tiempo y nos quita preocupaciones, pudiendo dedicar este tiempo liberado a otras tareas de mayor valor: formar a los empleados, reclutar nuevos colaboradores, informarles sobre los productos y organizar la tienda para que esté impecable para ofrecer el mejor servicio al cliente. Gracias a esto, cada gerente de tienda pasa más tiempo en la tienda con los equipos y al servicio de los clientes en lugar de estar en la trastienda, en el back-office. ¡La aplicación Beam te ofrece todas estas ventajas y más aún!
El otro problema que plantea el uso de archivos Excel es el del control del tiempo de trabajo efectivo: de hecho, recientemente se ha demostrado que anotar las entradas y salidas de los empleados en una hoja de papel o en un archivo Excel puede causar problemas. En primer lugar, porque, para que sea válido, debe poder demostrarse que cada entrada y salida indicada ha sido realizada efectivamente por el propio trabajador, lo que puede ser difícil de demostrar en caso de control o en caso de conflicto con el trabajador. Si quieres tener más validez, deberás exigir una firma del empleado en cada una de sus entradas o salidas, lo que te obligará a pasar a una hoja de papel con todos los problemas que esto conlleva. Además, también deberás tener un registro de las pausas que toma el empleado e indicar para cada una si esta pausa cuenta como tiempo de trabajo o no. Y en segundo lugar, porque la ley exige guardar en archivo y poder presentar los expedientes de fichaje y de control efectivo del tiempo de trabajo hasta 4 años después en caso de inspección o de conflicto con el trabajador. Con las hojas de papel, este archivo se vuelve complicado, y aún más si se tienen en cuenta todas las tiendas, las mudanzas y los cambios de local, y a causa del borrado de la tinta en el papel con el paso del tiempo, etc. Tener una solución integrada y 100% digital te simplifica la vida y disminuye el riesgo de errores y multas en caso de control.
Además, para aquellos que quieren llevar el ejercicio de planificación a un nivel de valor aún más elevado, la clave es poder hacerlo de manera que tengamos más recursos asignados cuando tengamos picos de carga de trabajo y viceversa. Esta es una de las claves para sacar el máximo partido a la empresa. Para ello, necesitamos tener previsiones de carga de trabajo al día, en la tienda, esto se hace con los datos de tráfico proporcionados por los sistemas de conteo de visitantes. Tener los datos históricos del año pasado está bien, pero poder cruzarlos fácilmente con la planificación de los horarios puede ser complicado. En particular, porque estos datos vienen de la sede y nos los transmiten solo una o dos veces al año.
Pero luego hay que ser un experto en el manejo de Excel para obtener el cruce de los datos de tráfico con las ventas y luego con las horas previstas para cada día del año, ¡o para cada franja horaria! Beam dispone de una interfaz que te permite recopilar fácilmente los datos de tráfico y de venta actualizados de cada tienda, para que cada responsable de tienda disponga en todo momento de los KPI para realizar la mejor gestión humana de su tienda. Y además, Beam es capaz de producir una previsión muy fiable basada en estos datos de tráfico real, por lo que tendremos una previsión de carga de trabajo fiable, en muchas ocasiones más fiable que las previsiones realizadas por el control de gestión de la empresa y sobre todo más granular, ya que vamos a tener la distribución por días y por franja horaria. De esta forma, ¡tendremos la mejor planificación posible de nuestros horarios y de nuestros planes de trabajo!
Por último, como hemos mencionado, en el sector de Retail, los contratos anuales son muy utilizados, y es necesario tener una visión precisa de las horas y de cómo se llevará a cabo el cierre anual o la terminación de un contrato. Esto es importante porque si se planifica por debajo del objetivo anual, se perderán esas horas pagadas no asignadas, y si se supera ese total anual, hay que saber cómo gestionarlo a final de año: llegar a un acuerdo con el empleado para compensarle esas horas al año siguiente o pagarle el saldo de las mismas, y entonces hay que saber con qué concepto de horas se puede pagar. El riesgo de no tener control sobre estos elementos es que en muchas ocasiones, cuando el trabajador se va y termina su contrato, no sabemos cuántas horas nos debe o le debemos para establecer correctamente su saldo. Pero no saberlo y no disponer de esta información es una fuente segura de conflictos con el empleado, que en muchas ocasiones puede ser costosa en el CEMAC y los juicios, resultando en un coste financiero muy elevado que nos hace mucho menos competitivos.
¡No te lo pongas difícil: utiliza una plataforma que te permita facilitar la gestión de sus equipos de tienda!
Puedes empezar a probar Beam ahora para ver cómo funciona la solución y te facilitará la vida en tus tiendas, restaurantes u hoteles.
