Te proporcionamos los puntos clave para gestionar fácilmente la planificación de turnos su tienda con Excel. Te explicamos los errores que debes evitar y las situaciones en las que el uso de Excel y Whatsapp puede presentar riesgos o complicaciones.
Si quieres evitar estos riesgos, utiliza una plataforma sencilla y especialmente diseñada para facilitar la vida de los retailers.
Para planificar los turnos de trabajo de una tienda, se puede utilizar Excel. Es gratis y muy fácil de usar. Puedes hacerlo como quieras, y podrás hacer todo tipo de comprobaciones, desde semanales hasta totales anuales. También puede utilizar sus propios códigos de colores para distinguir entre horas y ausencias. Deberá registrar en el mismo archivo el tiempo de trabajo real de los fichajes, o las entradas y salidas que le dé su sistema de fichaje. Para una tienda pequeña, o para alguien que gestiona 3 o 4 tiendas pequeñas, esta es la mejor solución. En primer lugar, porque es gratuito y, en segundo lugar, porque con pocos empleados, llevar el control y la actualización de los datos no debería ser demasiado complicado.
Sin embargo, la gestión con Excel puede complicarse rápidamente cuando se tienen más tiendas y más empleados. Tener que anotar en una hoja y luego en su archivo de Excel cada cambio se vuelve rápidamente tedioso. Luego, para comunicar los cambios a los empleados, tendrá que imprimir el mismo calendario cada vez, cambiarlo en el tablón de anuncios y volver a comunicarlo a sus empleados para asegurarse de que están bien informados de los cambios. El uso de Whatsapp para comunicar los cambios puede abrumarnos rápidamente. Además, se complica el seguimiento de las horas extraordinarias, es más fácil y frecuente que se produzcan errores en las fórmulas de los diferentes cálculos e importes mensuales o anuales, y por otro lado es mucho más complicado controlar ciertas obligaciones legales y operativas: el control del tiempo de descanso diario, las horas anuales y el banco de horas, el solapamiento de horas de trabajo entre varios talleres, las horas extraordinarias máximas y las anuales, etc.
Otra desventaja que rápidamente se pone de manifiesto es que no es una herramienta fácil de compartir, y menos aún con nuestros empleados que no disponen de ordenador de trabajo. Usarás Whatsapp, pero ten cuidado de no saturar a tus empleados.
En cualquier caso, al menos te permite planificar los horarios de los empleados de tu tienda como quieras.
Es entonces cuando el uso de una plataforma realmente diseñada para simplificar la programación y la gestión del tiempo nos facilita la vida, nos libera de tiempo y nos quita preocupaciones, permitiéndonos dedicar ese tiempo liberado a otras tareas más valiosas: formar a los empleados, contratar nuevo personal, educarles sobre los productos y organizar la tienda para que esté impecable para ofrecer el mejor servicio al cliente.Gracias a esto, cada responsable de tienda pasa más tiempo en la tienda con los equipos y atendiendo a los clientes en lugar de en la oficina. La aplicación Beam le ofrece todas estas ventajas y más.
El otro problema que plantea el uso de archivos de Excel es el del control del tiempo de trabajo real: recientemente se ha demostrado que el registro de las entradas y salidas de los empleados en una hoja de papel o en un archivo de Excel puede causar problemas. En primer lugar, porque, para que sea válido, debe poder demostrarse que cada entrada y salida indicada fue efectivamente realizada por el propio trabajador, lo que puede ser difícil de probar en caso de inspección o en caso de litigio con el trabajador. Si quieres tener más validez, tendrás que exigir la firma del trabajador en cada entrada o salida y eso te obliga a pasar a un folio con todos los problemas que eso conlleva. Además, también deberá tener un registro de las pausas que realiza el empleado e indicar para cada una de ellas si cuenta como tiempo de trabajo o no. Y, en segundo lugar, porque la ley exige que los registros de entrada y salida y de control efectivo del tiempo de trabajo se conserven en un archivo y que puedan presentarse hasta 4 años después en caso de inspección o conflicto con el trabajador. Con las hojas de papel, este archivo se complica, y más aún si se tienen en cuenta todas las tiendas, mudanzas y cambios de local, y por el desvanecimiento de la tinta del papel con el paso del tiempo, etc. Disponer de una solución integrada y 100% digital le facilita la vida y reduce el riesgo de errores y multas en caso de control.
Por otro lado, para aquellos que quieran llevar el ejercicio de planificación a un nivel de valor aún mayor, la clave es poder hacerlo de manera que tengamos más recursos asignados cuando tengamos picos de carga de trabajo y viceversa. Esta es una de las claves para sacar el máximo partido al negocio. Para ello es necesario disponer de previsiones actualizadas de la carga de trabajo, en la tienda esto se hace con los datos de tráfico que proporcionan los sistemas de recuento de visitantes. Disponer de los datos históricos del año pasado es bueno, pero poder cruzarlos fácilmente con la planificación del calendario puede ser complicado. Entre otras cosas, porque estos datos proceden de la sede central y sólo nos los facilitan una o dos veces al año.
Pero entonces hay que ser un experto en el manejo de excel para conseguir cruzar los datos de tráfico con las ventas y luego con las horas previstas para cada día del año, ¡o para cada franja horaria! Beam tiene una interfaz que permite recoger fácilmente los datos de tráfico y ventas actualizados de cada tienda, de forma que cada responsable de tienda tiene en todo momento los KPIs para hacer la mejor gestión humana de su tienda. Además, Beam es capaz de realizar una previsión muy fiable a partir de estos datos reales de tráfico, por lo que tendremos una previsión de carga de trabajo fiable, muchas veces más fiable que las previsiones realizadas por el control de gestión de la empresa y, sobre todo, más granular, porque tendremos el desglose por días y por franjas horarias. De este modo, tendremos la mejor planificación posible de nuestros horarios y planes de trabajo.
Por último, como hemos mencionado, en el sector de Retail, los contratos anuales son muy utilizados, y es necesario tener una visión precisa de las horas y de cómo se llevará a cabo el cierre anual o la terminación de un contrato. Esto es importante porque si se planifica por debajo del objetivo anual, se perderán esas horas pagadas no asignadas, y si se supera ese total anual, hay que saber cómo gestionarlo a final de año: llegar a un acuerdo con el empleado para compensarle esas horas al año siguiente o pagarle el saldo de las mismas, y entonces hay que saber con qué concepto de horas se puede pagar. El riesgo de no tener control sobre estos elementos es que en muchas ocasiones, cuando el trabajador se va y termina su contrato, no sabemos cuántas horas nos debe o le debemos para establecer correctamente su saldo. Pero no saberlo y no disponer de esta información es una fuente segura de conflictos con el empleado, que en muchas ocasiones puede ser costosa en el CEMAC y los juicios, resultando en un coste financiero muy elevado que nos hace mucho menos competitivos.
¡No te lo pongas difícil: utiliza una plataforma que te permita facilitar la gestión de sus equipos de tienda!
Puedes empezar a probar Beam ahora para ver cómo funciona la solución y te facilitará la vida en tus tiendas, restaurantes u hoteles.
